|
KONFERENCJE, KONGRESY I SZKOLENIA
INFORMACJE WSTĘPNE
Podejmujemy się zorganizować konferencję lub kongres
w każdym wskazanym przez Państwa miejscu i terminie. Sugerujemy jednak,
by już na etapie planowania imprezy, wziąć pod uwagę nasze propozycje
dotyczące jej terminu i miejsca. Właśnie w ten sposób możemy Państwu
już na początku działań organizacyjnych zapewnić wielotysięczne
oszczędności w budżecie oraz ustrzec Państwa przed niepotrzebnymi
stresami.
Przykładowo, planując organizację konferencji czy kongresu w Poznaniu,
należy wziąć pod uwagę terminy imprez targowych, cyklicznie
organizowanych imprez kulturalnych i sportowych oraz sezonowe wahania
cen w obiektach noclegowych.
ZAKRES OFEROWANYCH USŁUG
Jako profesjonalny organizator konferencji, Biuro
Podróży "Paradise" sp. z o. o. oferuje pełen, kompleksowy zakres usług
odciążający zleceniodawcę od wszelkich czynności organizacyjnych i
pozwalający mu, skupić się wyłącznie na czynnościach merytorycznych.
Nasz specjalnie skonstruowany, profesjonalny system operacyjny
(komputerowy) pozwala nam "prowadzić" każdego uczestnika kongresu czy
konferencji w każdej chwili, miejscu i podczas każdego wydarzenia. Taka
"automatyzacja" pozwala nam podjąć się organizacji każdej imprezy od 1
do 5.000 osób.
Na Państwa zlecenie gotowi jesteśmy podjąć się następujących prac
organizacyjnych:
1.
Rezerwacja i przygotowanie sal
wykładowych i salek
warsztatowych, wraz z wyposażeniem w sprzęt audiowizualny i sprzęt
techniczny:
Współpracując z większością polskich i poznańskich centrów
konferencyjnych jesteśmy w stanie zarezerwować i przygotować sale dla
potrzeb każdej konferencji lub kongresu oczywiście wraz z odpowiednim
sprzętem audiowizualnym i technicznym.
2.
Zabezpieczenie sprzętu do symultanicznego
tłumaczenia i tłumaczy, sprzętu do wykładów interaktywnych:
Wiele obiektów posiada sprzęt do symultanicznego tłumaczenia, ponadto
biuro nasze ma możliwość zabezpieczenia niezależnej aparatury w
dowolnej ilości. Mamy również możliwość zabezpieczenia aparatury firm:
Bahler lub Philips do prowadzenia wykładów metodami interaktywnymi.
3.
Zabezpieczenie rejestracji konferencji na video:
Konferencja na życzenie zleceniodawcy może być rejestrowana za pomocą
kamery video. Mamy również możliwość zamontowania na sali wykładowej
lub w hallu telebimu (2x2,50 m) lub ekranu multimedialnego (od 2x3 m do
4x5 m), na których odtwarzany byłby obraz rejestrowany przez kamerę
video.
4.
Przygotowanie, organizacja i prowadzenie
konferencji (włącznie z prowadzeniem korespondencji) oraz recepcji
konferencji:
Biuro w imieniu i na zlecenie zleceniodawcy prowadzi wszelkie działania
organizacyjne: przedkonferencyjne (opracuje budżet konferencji,
poprowadzi całą korespondencję z uczestnikami konferencji), w trakcie
trwania konferencji (poprowadzi biuro i recepcję konferencji, recepcje
pomocnicze w hotelach, przyjmie bieżące wpłaty za udział w imprezach
towarzyszących, wystawi wszystkie dokumenty finansowe, itp.) i
pokonferencyjne (rozliczy konferencje i sporządzi wszystkie
dokumenty rozliczeniowe dla organizacji zlecającej).
5.
Organizacja oprawy medialnej konferencji,
konferencji prasowej itp.:
Biuro Podróży "Paradise" zabezpiecza również pełną oprawę medialną:
organizujemy konferencje prasowe z udziałem centralnych i lokalnych
mediów (prasy, radia i telewizji), wywiady z gośćmi konferencji, ich
udział w programach telewizyjnych i radiowych, udział posłów
wielkopolskich, władz wojewódzkich i władz miasta w uroczystym otwarciu
konferencji, bankietach itp.
6.
Organizacja wystawy firm - sponsorów konferencji:
Dla firm sponsorujących konferencję oraz wszystkich innych wskazanych
przez zleceniodawcę organizujemy wystawy (z zabudowy targowej
octanorma, syma lub innych systemów), seminaria i konferencje
prezentujące ich osiągnięcia, świadczone usługi lub produkowane wyroby.
7.
Organizacja zakwaterowania i wyżywienia dla gości,
wykładowców, uczestników konferencji oraz osób im towarzyszących:
Organizacja zakwaterowania dla gości, wykładowców, uczestników
konferencji oraz osób im towarzyszących to jedna z najmocniejszych kart
w palecie świadczonych przez nasze biuro usług. Podpisane z większością
polskich hoteli i ośrodków szkoleniowych umowy, pozwalają nam
każdorazowo zaproponować super korzystne ceny specjalne na
zakwaterowanie i wyżywienie.
Natomiast klientom o mniej zasobnych kieszeniach możemy zapewnić tańsze
noclegi np. w samodzielnych kwaterach prywatnych.
8.
Organizacja bankietu, uroczystych kolacji:
Wyręczymy Państwa również w organizacji bankietów lub uroczystych
kolacji. Jesteśmy wprawieni w organizacji tego typu imprez, na
siedząco, stojących, w plenerze, z wyszukanym menu lub np. z wiejskimi
prostymi daniami. Na życzenie klienta przygotowujemy specjalną oprawę
artystyczną bankietu zapewniając udział uznanych zespołów muzycznych i
znanych aktorów lub prezenterów (również telewizyjnych).
9.
Organizacja programu przed i po konferencyjnego
oraz około konferencyjnego dla gości, wykładowców i uczestników oraz
osób towarzyszących:
Wzorem zachodnich organizatorów konferencji coraz większą uwagę
przykładamy do jak najlepszego przygotowania powyższych usług. Bardzo
często dla gości, wykładowców lub nawet uczestników konferencji pobyt w
miejscu organizacji konferencji jest pierwszą okazją do przyjazdu do
tego miasta. Warto więc i należy zorganizować im chociażby krótkie
zwiedzenie danego regionu. Należy również pamiętać, że coraz częściej
niektórzy uczestnicy konferencji przyjeżdżają wraz z osobami
towarzyszącymi (współmałżonek, dzieci). Profesjonalny organizator
konferencji zawsze powinien być przygotowany na taką ewentualność i
powinien przygotować kilka propozycji atrakcyjnego spędzania czasu
wolnego przez osoby towarzyszące. Nie mniejsze znaczenie należy
przywiązywać do przygotowania ciekawego programu okołokonferencyjnego.
Standardem stało się już zapewnienie uczestnikom konferencji
atrakcyjnego programu na każdy konferencyjny wieczór. Nasze biuro
traktuje to jako możliwość zaprezentowania gościom poznańskich
specjalności: wieczór w operze lub filharmonii, specjalnie przygotowany
koncert np. Orkiestry Kameralnej Agnieszki Duczmal, Chóru Stuligrosza,
spektakl w Teatrze Nowym, czy wieczór rekreacyjno - sportowy w
Całorocznym Centrum Narciarskim "Malta-Ski" (stok narciarski, tor
saneczkowy, konkursy rekreacyjne, impreza plenerowa z ogniskiem itp.).
10.
Organizacja transferów dla wszystkich w/w osób:
Nasza oferta dla uczestników konferencji obejmuje również transfery.
Znając terminy przyjazdu do Poznania (i również wyjazdu) gości,
wykładowców i uczestników konferencji, organizujemy dla nich transfery
autokarami lub mikrobusami (dworzec / port lotniczy - hotel, hotel -
centrum konferencyjne - hotel, hotel - dworzec / port lotniczy).
11.
Zabezpieczenie transportu dla gości zagranicznych:
Dla zagranicznych gości konferencji rezerwujemy (i przesyłamy) bilety
lotnicze lub kolejowe z ich miejsca zamieszkania do Poznania i z
powrotem. Mając dostęp do publikowanych i przede wszystkim
niepublikowanych specjalnych i grupowych taryf lotniczych potrafimy
przeloty gości zorganizować w sposób dla nich najdogodniejszy, a
jednocześnie najtańszy.
12.
Przygotowanie i wykonanie materiałów
konferencyjnych, dokumentów, identyfikatorów itp.:
Na życzenie zleceniodawcy szykujemy dla wszystkich osób związanych z
konferencją specjalnie zaprojektowane gadżety reklamowe (teczki
konferencyjne, długopisy, podkładki pod myszki komputerowe, kalendarze
itp.). Drukujemy również materiały i dokumenty konferencyjne,
przygotowujemy imienne identyfikatory oraz dyplomy ukończenia szkolenia
(certyfikaty).
13.
Wykonanie oprawy graficznej i dekoracji,
recepcji, sal wykładowych i salek warsztatowych:
Ta pozycja obejmuje wykonanie tablic z nazwą i logo konferencji w
każdej sali wykładowej i warsztatowej, przykrycie stołu dla
prowadzących, udekorowanie ich kwiatami, wykonanie wszelkich tabliczek
informacyjnych na drzwi sali wykładowej i salek warsztatowych, tablic z
informacjami przed ww. drzwiami, głównej tablicy informacyjnej przed
recepcją konferencji itp.
14.
Ubezpieczenie konferencji:
Organizatorzy ubezpieczeni zostaną od odpowiedzialności cywilnej,
wszyscy uczestnicy konferencji od następstw nieszczęśliwych wypadków,
natomiast wszyscy goście zagraniczni od kosztów leczenia i następstw
nieszczęśliwych wypadków.
|
